REGULAMIN PRZYJMOWANIA FAKTUR W FORMIE ELEKTRONICZNEJ
PRZEZ DOM KULTURY „KADR” W DZIELNICY MOKOTÓW M.ST. WARSZAWY
§ 1.
Postanowienia ogólne
- Niniejszy Regulamin został przygotowany w celu ujednolicenia zasad przyjmowania, a w tym wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, przez Dom Kultury „KADR” w Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy.
- Podstawą prawną wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej jest ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwana dalej „ustawą”, w tym w szczególności jej art. 106n oraz przepisy wykonawcze do ustawy.
- Na potrzeby niniejszego Regulaminu przez „e-fakturę” rozumie się fakturę zawierającą
dane wymagane w art. 106e ustawy i Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 03 grudnia
2013 r. w sprawie wystawiania faktur, wystawioną i otrzymywaną w dowolnym formacie elektronicznym; przez e-fakturę rozumie się również duplikat faktury i fakturę korygującą. - Na potrzeby niniejszego Regulaminu przez „Dostawcę” rozumie się dostawców, usługodawców i wykonawców robót budowlanych realizujących zamówienia na rzecz Domu Kultury „KADR” w Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy.
- Faktura wystawiona i udostępniona w formie elektronicznej (e-faktura) jest równoznaczna z przesłaniem faktury wystawionej w formie papierowej i stanowi dokument księgowy.
- Za moment doręczenia faktury w formie elektronicznej uznaje się skuteczne wysłanie wiadomości e-mail wraz załączonym dokumentem e-faktury na wskazany przez Dom Kultury „KADR” w Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy adres poczty elektronicznej.
§ 2.
Warunki wystawiania e-faktur
- E-faktury mogą być przyjmowane przez Domu Kultury „KADR” w Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy pod warunkiem:
- uprzedniego złożenia przez Dostawcę Wniosku o akceptację faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej, w którym Dostawca określi sposób zapewnia autentyczności i integralności faktury, w tym jej formatu elektronicznego i adresu wysyłki, według wzoru ustalonego w Załączniku do niniejszego Regulaminu;
- pisemnej akceptacji przez Dom Kultury „KADR” w Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy Wniosku, o którym mowa w pkt 1 powyżej;
- zapewnienia przez Dostawcę autentyczności pochodzenia i integralności treści e-faktury zgodnie z art. 106m ustawy;
- zapewnienia przez Dostawcę czytelności e-faktury poprzez łatwy do odczytania i zrozumiały jej obraz, wykorzystujący w tym celu powszechny system komputerowy.
- Dom Kultury „KADR” w Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy w przypadku nie wykorzystania przez Dostawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych (umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z 28.12.1994)), jeżeli zawarta umowa dotycząca tej
wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia
e-faktury i integralność jej danych, może dokonać sprawdzenia autentyczność pochodzenia,
integralność treści oraz czytelność e-faktury w drodze kontroli biznesowej przesłanej e-faktury, na co Dostawca wyraża bezwarunkową zgodę. - Dom Kultury „KADR” w Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy przechowuje e-faktury w formacie i treści identycznej z przesłaną przez Dostawcę, archiwizując je na serwerach i macierzach dyskowych przeznaczonych do kopii zapasowych, skatalogowanych według okresów księgowych (miesiąc, rok) przez okres narzucony przepisami prawa.
- Dostawca traci prawo do przesyłania wystawionych faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po doręczeniu oświadczenia Domu Kultury „KADR” w Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy o wycofaniu akceptacji na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Od tego momentu wystawione faktury Dostawcy powinny być wysyłane pocztą w formie papierowej.
- W przypadku braku powiadomienia o zmianie adresu e-mail Dostawcy określonego we Wniosku o akceptację faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej, wszelka korespondencja kierowana na dotychczas obowiązujący e-mail jest uważana za prawidłowo dostarczoną i wywołuje wszelkie skutki prawne. Wysłane e-faktury po wycofaniu akceptacji na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej będą odsyłane bez księgowania.
- Oświadczenie Domu Kultury „KADR” w Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy o akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej nie pozbawia Dostawcy prawa do wystawiania i przesyłania faktur, duplikatów faktur i faktur korygujących w formie papierowej w przypadkach przewidzianych przez prawo.
- Dostawca rozpoczyna wystawianie e-faktur nie wcześniej niż w następnym dniu po otrzymaniu pisemnej akceptacji przez Dom Kultury „KADR” w Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy Wniosku, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 Regulaminu oraz wystawia je nie dłużej niż do dnia otrzymania oświadczenia o wycofaniu akceptacji na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej.
- Termin płatności e-faktury nie może być krótszy niż 14 dni od dnia doręczenia faktury w formie elektronicznej.
§ 3.
Postanowienia końcowe
- Dom Kultury „KADR” w Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego Regulaminu. Wszelkie zmiany będą publikowane na stronie internetowej Domu Kultury „KADR” w Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy.
- Regulamin niniejszy jest udostępniony Dostawcy za pośrednictwem strony internetowej Domu Kultury „KADR” w Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy w formie, która umożliwia pobranie, utrwalenie i wydrukowanie niniejszego Regulaminu.
- Dom Kultury „KADR” w Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy jest administratorem danych osobowych Dostawcy przekazanych w wykonaniu postanowień niniejszego Regulaminu, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Dane osobowe Dostawcy będą przetwarzane przez administratora danych w celu realizacji usługi, o której mowa w niniejszym Regulaminu. Dostawcy przysługuje prawo dostępu do własnych danych osobowych oraz prawo ich poprawiania.
- Integralną część Regulaminu stanowi Załącznik - Wzór wniosku o akceptację faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej.